Autor: Rainer Becker
dFPUG c/o ISYS GmbH, Kronberg i.Ts.
Mit ca. 1.000 Mitgliedern bzw. Mitgliedsfirmen zählt die deutschsprachige FoxPro User Group, kurz dFPUG, zu den grössten Anwendervereinigungen von Software- und Datenbankentwicklern im Microsoft-Umfeld. Der Verband bietet seinen Mitgliedern umfangreiche Supportleistungen und technische Unterstützung bei der objektorientierten Programmierung und dem relationalen Datenbankdesign mit Visual FoxPro sowie SQL-Server. Das Angebot umfasst unter anderem die Herausgabe einer Loseblattsammlung und eine umfangreiche Webpräsenz mit Online-Diskussionsforum, sowie Regionaltreffen in einem Dutzend Städten und eine jährliche Entwicklerkonferenz.
Zum 10-jährigen Jubiläum sollten die Verfahren sowohl zur Veröffentlichung als auch zur Auffindung von technischen Dokumenten effizienter gestaltet und wesentlich beschleunigt werden. Mit dem neuen Portal steht nunmehr eine leistungsfähige Zugriffsmöglichkeit auf die Vielfalt der publizierten Unterlagen online zur Verfügung.
Das gedruckte Material des Verbands beläuft sich auf 30 Seiten pro Woche bzw. 2 umfangreiche Ordner pro Jahr - und selbst das reicht nicht aus, alle Aspekte der Entwicklungsumgebung Visual FoxPro aufgrund des neuen Funktionsumfangs und der Häufigkeit von neuen Releases abzudecken. Dazu kommt noch eine Vielzahl von interessanten Diskussionsbeiträgen im eigenen Online-Forum sowie einzubeziehende Veröffentlichungen von Partnerfirmen auf deren jeweiligen Webseiten. Trotz der Beschäftigung eines hauptberuflichen Webmasters nur für die Erstellung von Webseiten gelang weder die zeitnahe Veröffentlichung des Materials im Internet noch der zielgerichtete Zugriff auf die bereits veröffentlichten Informationen – völlig abgesehen von der Referenzierung relevanter Nachrichtenbeiträge.
Wichtigstes Ziel der neu entwickelten Portal-Anwendung war es deshalb, den Entwicklern einen vielseitigen Suchzugang zu aktuellen Informationen zur Verfügung zu stellen. Die übliche Gestaltung von Webseiten mit an Verzeichnisstrukturen erinnernden eher hierarchischem Aufbau der Verlinkung der häufig untergliederten Dokumente in Kombination mit einer Freitextsuche mit nur marginalen Einschränkungsmöglichkeiten für die Suchergebnisse ist für den Zugriff auf technische Detailinformationen ab einer bestimmten Angebotsbreite einfach nicht mehr hinreichend.
Stattdessen kann der Anwender nunmehr über eine Vielzahl von den Dokumenten zugeordneten Kategorien sowie über die Metadaten in den Dokumentprofilen wesentlich gezielter auf die gewünschten Informationen zugreifen. In den meisten Fällen reicht bereits jeweils ein Mausklick auf die Haupt- sowie die gewünschte Unterkategorie für die Darstellung einer relativ kleinen Ergebnismenge passender Dokumente. Die Ergebnismenge kann dann mit Freitextsuche oder Wertebereiche für Eigenschaften iterativ verkleinert werden. Und schlussendlich kann von entsprechend berechtigten Usern auf die resultierende Ergebnismenge sogar ein Abonnement gesetzt werden bei Notifikation von Änderungen der Liste passender Dokumente.
Auf der Anbieterseite hingegen entfällt die aufwändige Neugestaltung der Dokumente in HTML, da der Anwender der indiesem Fall relativ homogenen Anwendergemeinde diese im Originalformat (meist WinWord, Powerpoint oder PDF) erhält. Sobald eine erste bedarfsgerechte Kategorienstruktur definiert und erprobt ist, ist die manuelle Zuordnung von Kategorien zu neu eingestellten Dokumenten durch eine im Anwendungsgebiet natürlich entsprechend bewanderte Fachkraft in Minuten erledigt. Dies schafft gleichzeitig auch eine entsprechend umfangreiche Wissensbasis für die automatische Kategorisierung externer Beiträge wie z.B. von 60.000 Nachrichten im eigenen Forum sowie für Texte auf über Inhaltsquellen einbindbare Websites weiterer Informationsanbieter im Themengebiet.
Abb.: Hauptseite des Portals mit Kategorien und Quicklinks sowie Nachrichten aller Art
Nach einer Evaluationsphase mit Besuch eines Workshops und Fragenklärung auf der Hannover Messe CeBIT startete die Umsetzung des Projekts. Ein erster Prototyp des Portals wurde in wenigen Manntagen bereitgestellt mitsamt erster Kategorienstruktur und probeweise eingestellten Dokumenten. Leider war das nur die halbe Wahrheit.
Zum einen wurde eine tatsächlich tragfähige Serverkonfiguration
für den stabilen Internetbetrieb benötigt.
Gleich drei nach der Ausbildung frisch übernommene Fachinformatiker
mit dem Schwerpunkt Anwendungsentwicklung wurden von der Wizards & Builders
Methodische Softwareentwicklung GmbH dankenswerterweise zu günstigen
Konditionen bereitgestellt und erprobten Ihre Fähigkeiten. Dies umfasste
unter anderem Einführung eines Sicherungsverfahrens, Anpassung der
Stylesheets, Lokalisieren von WebParts sowie Neuinstallation auf einem Rack-Server
beim Internet-Provider.
Zum anderen kristalliesierte sich bei einem Anwendertest nach Einstellen der ersten 4.000 Seiten an Dokumenten heraus, dass eine Neudefinition der Kategorienstruktur unumgänglich wurde, da zuviele Überschneidungen und unklare Zuordnungen existierten. Die Neukategorisierung des bisher eingestellten Inhalts gelang einer Fachkraft aber binnen ein Woche. Aufwändiger hingegen ist die teilweise notwendige Überarbeitung der Dokumente selbst, da häufig Autoren keinerlei Rücksicht auf Bildformate nehmen und WinWord-Dokumente durch Grafiken leicht eine Grösse von mehreren Megabyte erreichen können, was die Ladezeiten selbst bei guter Internetanbindung unerträglich werden lässt.
Der Entscheidung für SharePoint PortalServer von Microsoft lagen im Wesentlichen die folgenden Hauptkriterien zugrunde:
Die entscheidenden Erfolgsfaktoren für eine zügige und kostengünstige Umsetzung hingegen waren:
Als Voraussetzungen für einen erfolgreichen Einsatz und eine schnelle Einführung erwiesen sich:
Möglicherweise im Gegensatz zu anderen Portal-Projekten orientiert sich die hier vorgestellte Umsetzung sehr stark an den direkt verfügbaren Möglichkeiten des SharePoint Portal-Servers. In der erfolgreich abgeschlossenen ersten Phase sollte das Portal mit einem kleinen Budget möglichst effizient online gebracht werden, um nach den Anwenderreaktionen besser über Erweiterungsmöglichkeiten entscheiden zu können. In der ersten Phase wurden deshalb nur folgende Elemente entwickelt und eingebunden:
Erstellt wurden WebParts für die Anzeige der letzten Forums-Nachrichten sowie der letzten Forums-Neuigkeiten mit einer spezielle Ansicht auf die Nachrichten mit einer Baumstruktur des jeweiligen Threads, da die gefundene einzelne Nachricht ja in einem inhaltlichen Zusammenhang steht.
Für die Übernahme der Forumsnachrichten wurde ein NT-Service auf dem Server implementiert, der neue Nachrichten in einem speziellen Dokumentprofil mit einer Webverknüpfung im Portal ablegt zwecks automatischer Kategorisierung durch den Kategorisierungs-Assistenten.
Nächster Schritt wäre die Verwendung des eigenen Forums als Diskussionsserver, so dass Diskussionen über Dokumente in der zentralen Nachrichtendatenbank landen und über den bestehenden Mechanismus wiederum eingebunden werden könnten, statt einen anwenderseitig wahlfreien Diskussionsserver zuzulassen.
Die Implementation der Lösung sowie das Befüllen mit kategorisierten Inhalten gelang innerhalb des zeitlichen Rahmen uns konnte erfolgreich auf der jährlichen Entwicklerkonferenz vorgestellt werden. Bei der dFPUG c/o ISYS GmbH ist man deshalb mit der Lösung insgesamt sehr zufrieden und das Portal entwickelt sich zusehends zur zentralen Dokumentenverwaltung, die die hausinterne Ablage schrittweise ablöst. Problematisch ist aber noch die effiziente Benutzerverwaltung mit der Definitionsmöglichkeit von individuellen Portaloberflächen und die Einbindung von weiteren WebParts aufgrund des Lokalisierungsaufwands – ggf. wird auf die US-Version von Windows 2000 gewechselt werden müssen.
Bei der Wizards & Builders GmbH hingegen soll das nunmehr trainierte Team SharePoint für die Dokumentenverwaltung in größeren Softwareentwicklungsprojekten zur Ablösung von Eigenbauten in Lotus Notes oder der behelfsweisen Versionierung von Dokumenten über Microsoft SourceSafe erstellen. Eine weitere Aufgabe ist die Erstellung von WebParts für die kaufmännische Anwendungslösung Visual AccountView, die im Gegensatz zu den bekannteren grossen Anbietern noch nicht im WebPart-Katalog von Microsoft vertreten ist.
Sofern Sie Interesse an einer eigenen Lösung mit dem SharePoint PortalServer haben, steht Ihnen der zuständige Mitarbeiter der dFPUG gerne für Fragen zur Verfügung bzw. wahlweise können Sie auch an einer der kostenlosen Vorführungen auf den dFPUG-Regionaltreffen teilnehmen, wenn Sie mehr Details erfahren und konkrete Fragen zur Umsetzung stellen möchten.
Server:
Microsoft Windows 2000 Server
Microsoft Internet Information Services 5.0
Microsoft SharePoint PortalServer 2001
Microsoft SQL-Server 2000
Microsoft Visual FoxPro 7.0 OLE-DB-Provider
Frontend:
Microsoft Internet Explorer 5.0 mit Microsoft Script oder
Netscape Navigator 4.7 mit Netscape JavaScript
Microsoft Office XP bzw. Microsoft Office 2000 mit COM-AddIn
Entwicklung:
Microsoft Visual FoxPro 7.0
Microsoft SQL-Server 2000
Microsoft Frontpage 2002
Microsoft VBScript (für WebParts)
Anwender:
Herr Rainer Becker
dFPUG c/o ISYS GmbH
Frankfurter Str. 21b
61476 Kronberg i.Ts.
Telefon: (06173) 950903
Fax: (06173) 950904
E-Mail: Redaktion@dfpug.de bzw. SharePoint@dfpug.de
Internet: http://www.dfpug.de bzw. http://portal.dfpug.de/dfpug
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